Huhtikuu 2023
Tavoitteena suunnitelmallisempaa vuoropuhelua
Merkitykset vaihtelevat
Viestinnässä hankalinta on pukea sanottavansa niin, että sillä on vastaanottajalle oikea merkitys. Mietin yhdessä suunnittelukokouksessa, miten monta eri merkitystä voi olla suhteellisen pienellä yksityiskohdalla. Sisustussuunnittelija ehdotti tilojen sisäpinnoille tiiliverhousta. Hänelle merkityksellisin oli tilan ilme ja tunnelma. Käyttäjälle asiakaskokemuksen lisäksi puhdistettavuus. Tilaajalle kustannukset ja urakoitsijalle muuraustyön vaikutukset aikatauluun. Rakennesuunnittelijalle tuentojen tarve ja paino.
Viestintä on elänyt ajan mukana
Tuntuu siltä, että viestiminen aikaisemmin oli vähemmän vaikeaa kuin nykyään. Arvelen tunteen johtuvan siitä, että sähköposti on niin paljon korvannut kahdenkeskistä vuoropuhelua. 90-luvulla edistysaskel oli, kun osoitteita ei enää tarvinnut kirjoittaa kirjekuoriin vaan tämä korvattiin tulostettavilla tarroilla. Sitten ei enää tarvittu kirjeitä eikä tarrojakaan. Muistan myös, kun pöytäpuhelimet vietiin pois. Nyt olen havahtunut siihen, että puhelinvastaajaan jätettyjen viestien määrä on selvästi vähentynyt. Kirjoitin alkuun ihan tarkoituksella vähemmän vaikeaa enkä helpompaa. Helppous viestinnässä on toiveajattelua.
Muistan, että Otaniemen start-up-saunassa oli yli kymmenen vuotta sitten puheenvuoro, jossa todettiin sähköpostin olevan vanhanaikainen ja tehoton tapa välittää viestejä. Niitä tulee edelleenkin tuhottomasti enkä ole huomannut, että erilaiset selainpohjaiset alustat olisivat niitä korvanneet kuten silloin väitettiin. Kokeilin yhdessä talotekniikan korjausprojektissa perustaa sharepointin, johon sisältyi myös yammer. Idea projektiin liittyvän vuoropuhelun pysymisestä tällä alustalla oli teoriassa hyvä, mutta aina oli joku, joka jäi ulkopuolelle: viranomaisasiat, kertaluonteiset asiantuntijat, joku ei muistanut.
Jatkuvaa harjoittelun tarvetta
Viimeisin väärinkäsitys viestinnässä syntyi, kun minulta kysyttiin yhden projektin rakennustöiden alkamisen ajankohdasta. Vastasin sen kummemmin ajattelematta ajankohdaksi ensi syksyn, jolloin varsinaiset rakennusluvan varaiset työt alkavat. Kysyjän tarkoitus oli kuitenkin selvittää, miten kiinteistön eteen sijoittuva kesäterassi pystyy toimimaan. Koska valmistelevia töitä on välttämätöntä tehdä etukäteen, niin purkutöitä varten oli kaavailtu terassin näköpiiriin roskalavaa. Tämä järjestely ei oikein istunut tähän tilanteeseen. Olisi pitänyt ymmärtää kysyä, miksi asiaa kysyttiin.
Yritin saada viestintäonnistumista aikaan, kun valmistelimme pörssitiedotetta urakkasopimuksesta rakennusliikkeen kanssa. Yhteistyö viestinnän ammattilaisten kanssa sujuikin mainiosti, mutta lopuksi jäi kertomatta siitä vuokrasopimuskumppanille, joka näki sen ensi kerran lehtiuutisessa.
Yksi tavoite minulla on ollut läpi koko työuran. Sekä kirjoittaessa tai puheissani olen yrittänyt käyttää mieluummin suomenkielisiä kuin vierasperäisiä sanoja kuten esimerkiksi viestinnästä vuoropuhelu kommunikaation sijaan. Tulee itsellekin selvemmäksi, mitä on sanomassa ja suomenkieliset sanat ovat monesti paljon kivempia.
Oppimistavoite
Edellisten kokemusten pohjalta olen pohtinut, mikä voisi olla oppimistavoitteeni viestinnässä nyt. Työkokemus on antanut ehkä rutiinia käydä nopeammin läpi kirjoitettuja viestejä ja poimia keskusteluista olennaisimmat asiat. Enemmän voisin ehkä keskittyä siihen, miten jalostaisin tiedot ja tarpeet tehokkaasti merkityksiksi oikealla laajuudella ja vielä innostavalla tavalla. Tätä olen alkanut harjoitella puhelimessa. Siinä on enemmän tunnetta mukana kuin kirjoitetuissa viesteissä.